Alexandre Combe
Product Designer

Création d'un atelier
de design thinking

Design thinking ūüí°

1
Animateur
9
Participants
15
Cartes
30-45
Minutes

Contexte ūüďč

Lors de ma deuxième année de master à l'ECV, j'ai eu la joie de recevoir une formation de design thinking par Martin Lavielle. Dans les 6 dernières heures de notre formation, une mission m'a été confiée : faire mon propre atelier de design thinking.

J'ai donc décidé de prendre comme base le problème organisationnel auquel j'ai été confronté au sein de l'entreprise qui m'a accueilli pour ma deuxième année d'alternance. Celle-ci s'efforçait d'appliquer les méthodologies agiles mais pourtant un problème de coordination entre les différentes équipes était visible et retardait la finalisation des projets.

Et si, comme me l'a montré Martin, un atelier pouvait résoudre ce problème ? (Oui oui, nous sommes bien deux dans ma tête). La réponse est non, bien évidemment mais je pense que mon atelier peut être un élément déclencheur et c'est sur cette piste que je suis parti.


Id√©e de d√©part ūüí°

Sans vous spoiler la fin (Ned Stark est mort), je suis parti sur l'id√©e de caricaturer la situation actuelle pour r√©veiller les consciences. 

Notre √©quipe est actuellement compos√©e de 6 d√©veloppeurs, 2 designers (dont moi), 1 product owner, 1 data-scientist et 3 commerciaux (dont les 2 co-fondatrices) ce qui forme 3 √©quipes bien distinctes : 

- Team Produit : 2 designers, 1 product owner

- Team Dev : 6 developpeurs, 1 data-scientist

- Team Commerce : 3 Commerciaux

Et c'est donc la team Produit et la team Dev qui sont le plus amenées à travailler ensemble et d'un point de vue organisationnel, nous effectuons des sprints de 2 semaines sur lesquels les 2 teams sont embarquées en même temps. La réflexion, le design et le développement doivent être donc réalisés durant chaque sprint.

Quant à la team commerce, elle se charge souvent de travailler sur la vision globale des projets en amont et en parallèle des autres teams.


Est-ce que vous voyez o√Ļ je veux en venir ?

Et bien dans tous les cas je vous invite √† lire la suite pour voir le d√©roulement de l'atelier.  Alors, pr√™t pour vivre une exp√©rience hors-norme ? Enfilez virtuellement votre casque virtuel de r√©alit√© virtuelle et venez me rejoindre ! 

Nous avons donc besoin d'un animateur, de 9 participants (mais tout aussi efficace entre 6-12 participants), de 30 min et de magnifiques cartes r√©alis√©es par le d√©tenteur de ce portfolio, c'est-√†-dire... moi. Ah la la qu'il est dr√īle ce mec mais tr√™ve de plaisanterie, passons √† la pr√©sentation des cartes !

Création d'un atelier  de design thinking

Les cartes personnages ūüĎ©

Chaque carte est distribuée à une personne différente avant le début de l'atelier. Une fois les personnages attribués, chaque personne devra se présenter devant tout le monde et devront faire en fonction des caractéristiques de chacun.

(Toute ressemblance avec des personnes existantes ou ayant exist√© est purement fortuite.)

Personne ne doit le savoir mais la couleur rouge appartient en r√©alit√© √† la team Produit, le bleu √† la team Dev et le jaune √† la team Commercial, il sera donc pr√©f√©rable de donner un personnage diff√©rent du m√©tier de la personne. (Par exemple : donner la carte "Josiane" √† un D√©veloppeur dans la vraie vie). Cela permettra de mieux comprendre les probl√©matiques que rencontrent les coll√®gues qui font un travail diff√©rent du n√ītre.

Création d'un atelier  de design thinking

Cartes Brief et Ev√©nement ūüÉŹ

Une fois les personnages incarn√©s, l'animateur de l'atelier va former les √©quipes : 

Team 1 : Le stagiaire, Josiane et Steven

Team 2 : El patrón, John David et Brenda

Team 3 : Dylan, Marcel P et Thierry

Les cartes "brief" sont distribu√©es dans la foul√©e aux diff√©rentes √©quipes qui ont 1 minute pour comprendre le brief avant le d√©but du chronom√®tre.

Les cartes "événement" restent en possession de l'animateur et seront distribuées plus tard aux équipes.

Création d'un atelier  de design thinking

D√©roulement ūüöī‚Äć‚ôāÔłŹ

Chaque team est dispos√©e aux 4 coins de la pi√®ce autour d'une table et il est interdit d'interagir avec une autre sans l'accord de l'animateur. Elles disposent chacune d'un brief, de feuilles blanches et de crayons, rien d'autre. 

À préciser que le brief de la team 2 est volontairement différent, cependant tout le monde pense avoir le même avec des objectifs différents (ouhouhou que je suis démoniaque !).

Au signal de l'animateur, les teams vont pouvoir commencer à travailler sur leur sujet et un chronomètre, visible par tout le monde, sera enclenché : 20 minutes pour réaliser le brief, ensuite la team 1 et 3 devront présenter le livrable à la team 2 en 1 minute.

Voici donc ci-dessous, un schéma qui nous montre comment devrait se passer l'atelier dans le meilleur des mondes :

Création d'un atelier  de design thinking

Mais ce que les participants ne savent pas, c'est que la team 2 ne poss√®de pas le m√™me brief que la team 1 et 3 et que des √©v√©nements vont venir perturber le d√©roulement de l'atelier. 

‚Ź≤ TOP ! Le chronom√®tre est lanc√©

Chaque team commence son travail.

‚ĆõÔłŹ 1√®re minute : Carte √©v√©nement n¬į1 distribu√©e √† la team 3

L'animateur distribue la carte événement à la team 3 : toutes les 2 minutes, un des membres de l'équipe devra aller avoir la team 1 pour leur demander un wireframe.

Effectivement, comme vous avez pu le voir sur le schéma, la team 3 est bloquée, elle ne peut pas commencer son travail tant que l'équipe 1 n'a pas fini ce qui va mettre la pression à la team 1 et les déstabiliser.

‚ĆõÔłŹ 10 √®me minute : La team 1 livre enfin les wireframes √† la team 3

La livraison est enfin faite, la team 3 va enfin pouvoir commencé à travailler.

‚ĆõÔłŹ 12 √®me minute : Carte √©v√©nement n¬į2 distribu√©e √† la team 2

L'animateur distribue la carte événement à la team 2Deadline is coming. La team 2 doit donc demander un compte-rendu à la team 1 de l'avancée du projet.

Normalement, suite √† √ßa, la team 2 se rend compte que le brief n'a pas √©t√© respect√© (√† cause de consignes impr√©cises), la team 1 va donc devoir presque tout refaire mais avant il faut pr√©venir la team 3 que le brief a chang√© et c'est l√† qu'intervient une autre carte √©v√©nement.

‚ĆõÔłŹ 14 √®me minute : Carte √©v√©nement n¬į3 distribu√©e √† la team 1

L'animateur distribue la carte √©v√©nement √† la team 1 : Le changement c'est maintenant. La team 1 doit donc annoncer √† la team 3, que le brief n'est plus bon, tout ce qui a √©t√© fait avant n'a servi √† rien (ou presque).

‚ĆõÔłŹ 20 √®me minute : Finish !

Tout le monde l√®ve les mains, c'est le temps de pr√©senter le travail effectu√©. 

L'animateur prend ensuite la parole pour demander à chaque équipe comment s'est déroulé l'atelier.

‚ĆõÔłŹ 57 √®me minute : Second poteau, PAVARD !!! 

Bon ok, j'arrête...

Analyse des teams ūüĒé

Voici donc les points de friction observés par les équipes :

- La team 1 (qui représentait en réalité la team Produit/Designer), est cloisonnée entre la team 2 (représentant la team Commercial/Manager) et la team 3 (représentant la team Dev). En effet, vu que la team 1 et 3 sont embarquées sur le même sprint, la team 1 doit fournir dès les premiers moments un début de wireframe pour que la team 3 puisse commencer à travailler. De plus, si le rendu final ne correspond pas aux attentes de la team 2, ça sera la team 1 qui sera tenue pour responsable donc au final, beaucoup de pression pèse sur le team 1 et pas assez de temps pour réaliser quelque chose de meilleur qualité.

- La team 2 (Commercial/Manager), n'a pas rencontré de problème particulier avec elle-même mais le fait de ne pas pouvoir communiquer avec les autres teams est très critique. Et effectivement, il y eu des incohérences entre le travail attendu et le travail rendu.

- La team 3 (Dev), était dans l'attente quasiment toute la moitié de l'atelier pour ensuite être dans le rush toute la seconde donc cela rejoint problème commun avec les Designers : Pas assez de temps pour réaliser quelque chose de meilleur qualité.

Effectivement, comme vous pouvez le voir ci-dessous via le schéma, l'atelier ne s'est pas déroulé comme prévu et à provoquer tout un tas de soucis du début jusqu'à la fin.

Création d'un atelier  de design thinking

Annonce de l'animateur ūüé§

Il est temps d'annoncer à tout le monde toute la supercherie : "Cet atelier est une caricature de notre méthodologie de travail actuelle."

Le but √©tait de mettre en √©vidence les probl√®mes que nous rencontrons chaque jour en se mettant √† la place de nos coll√®gues qui ont un m√©tier diff√©rent du n√ītre. 

Effectivement, lors de cet atelier 3 problèmes principaux ont été identifiés :

- Brief pas assez pr√©cis et changement de derni√®re minute 

- Pas assez de temps pour pouvoir réaliser le travail demandé en profondeur

- Manque de communication et de coordination


Deuxi√®me phase de l'atelier ‚úĆÔłŹ

Pour pouvoir résoudre tous ces points de friction, l'animateur propose donc à chacun d'écrire sur un post-it toutes les solutions qu'ils imaginent afin d'y remédier. Chacun devra ensuite présenter à tout le monde ses solutions et les laisser visible sur un tableau.

Ensuite, tous ensemble, il suffira d'isoler les plus pertinentes idées de chacun, de les classer et de les appliquer.

Exemple : on pourrait imaginer un sprint sp√©cial Design/Conception qui commencerait 1 semaine avant le d√©but du sprint Dev, ce qui permettrait √† l'√©quipe de Design de gagner en temps et de proposer un d√©but de concept (wireframes, flow, etc) √† l'√©quipe des Devs d√®s le d√©but de leur propre sprint. 

Retours d'exp√©rience ūüĎć

Au d√©but, √ßa me paraissait mission impossible d'imaginer un atelier en seulement 6 heures et puis au final quand on s'y penche vraiment, les solutions viennent toutes seules. Je pense que c'est avant tout √ßa le probl√®me principal dans les entreprises, les √©quipes ne prennent jamais le temps de se d√©connecter pour analyser la situation actuelle et pouvoir ensuite proposer des changements pertinents. 

Une fois, mon atelier imagin√©, organis√© et mes cartes cr√©√©es, je me suis entra√ģn√© sur mes camarades de cours en guise de cobayes. Les retours √©tant plut√īt positifs, je l'ai mis en pratique dans l'entreprise qui m'accueillait.

Malgr√© la peur de vexer mes coll√®gues, je me suis lanc√© et finalement cela a √©t√© une excellente exp√©rience, je n'ai eu que de bons retours. Depuis, nous avons chang√© l'organisation g√©n√©rale des sprints et pour le moment nos projets ont l'air de mieux se porter. En effet, nous travaillons moins dans l'urgence et pourtant nos projets se finalisent plus vite. De plus, nous allons, int√©grer des "Design Sprint" √† la mani√®re de Google lors de nos phases de conceptions particuli√®rement complexes afin gagner en efficacit√©.

N'hésitez pas à lancer ce genre d'initiative au sein de votre entreprise, pour un minimum de temps consacré, un maximum de productivité gagnée. (Ceci n'est pas un sloggan, mais ça claque !)